Personvernerklæring

Gyldig fra 20.7.2018

Innledning
Advokatene Midtbø og Engnæs samler inn personopplysninger om deg når du etablerer et klientforhold hos oss eller på annen måte tar kontakt med oss. Denne personvernerklæringen beskriver i hvilke tilfeller vi behandler dine personopplysninger og på hvilket grunnlag.

Formålet med personvernerklæringen er å informere deg om vår behandling av dine personopplysninger i samsvar med de krav som følger av personvernforordningen (GDPR) og personopplysningsloven som begge trer i kraft 20. juli 2018.

Advokatene Gunn Iren Midtbø og Kjersti Fossum Engnæs er behandlingsansvarlig for personopplysninger vi behandler. 

Advokatbistand
Advokatene Midtbø og Engnæs driver advokatvirksomhet i samsvar med reglene i domstolsloven kapittel 11. Når vi registrerer nye klienter og påtar oss advokatoppdrag, samler vi inn en rekke personopplysninger som navn, kontaktinformasjon, arbeidssted, fødselsnummer og øvrige typer opplysninger og vurderinger av og om personer som vil være relevant for opprettelsen av klientforholdet og for å løse det enkelte advokatoppdraget. Dette gjelder både når vi inngår advokatoppdrag med privatpersoner (privatklienter) og når vi inngår advokatoppdrag med juridiske personer (forretningsklienter). For forretningsklienter inngås ikke advokatoppdraget med en privatperson, men det vil alltid være minst en kontaktperson som opptrer på vegne av forretningsklienten som vi vil registrere personopplysninger om. I tillegg vil det normalt være nødvendig å samle inn og behandle en rekke andre personopplysninger fra forretningsklienten for å løse advokatoppdraget.

Opplysningene vi behandler som ledd i vår advokatvirksomhet vil i tillegg til klientopplysninger og opplysninger om kontaktpersoner, normalt også inneholde personopplysninger om andre tredjeparter, eksempelvis motparter, vitner, sakkyndige og andre involverte. Slike tredjeparter har ikke rett til verken informasjon om eller innsyn i de personopplysninger Advokatene Midtbø og Engnæs behandler om dem som ledd i et advokatoppdrag begrunnet i advokatens lovfestede taushetsplikt.

Personopplysningene vi behandler kommer i all hovedsak fra klienten. Advokater er i henhold til hvitvaskingsloven pålagt å foreta kundekontroll ved registrering av nye klienter. Dette innebærer at vi vil kunne kontrollere de opplysninger vi mottar fra en ny klient mot eksterne registre som Brønnøysundregisteret. Det kan være nødvendig å supplere opplysninger vi har mottatt fra ny klient med informasjon fra slike registre. I lovens tilfeller er vi også pålagt å informere myndighetene om nevnte opplysninger.

Visse advokatoppdrag forutsetter at vi kan samle inn og behandle såkalt «særlig kategorier» av personopplysninger (tidligere omtalt som «sensitive personopplysninger»). Dette omfatter bl.a. helseopplysninger, opplysninger som fagforeningsmedlemskap, seksuell legning, politisk oppfatning og trosretning mv. I tillegg behandler vi i en rekke saker informasjon om straffbare forhold eller mistanke om slike. Slike personopplysninger vil i all hovedsak samles inn fra våre klienter, andre personer klienten bringer inn som vitne i saken, men kan også komme fra motparter og andre tredjeparter.

I advokatoppdrag med privatklienter og forretningsklienter vil behandlingsgrunnlaget for personopplysningene være at behandlingen er nødvendig for; å oppfylle vår avtale (advokatoppdraget) med klienten, jf. personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 (b), for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påligger Advokatene Midtbø og Engnæs, jf. personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 (c). For behandlingen av personopplysninger om andre tredjeparter i et advokatoppdrag, vil i tillegg behandlingsgrunnlaget være artikkel 6 nr. 1 (f) når behandlingen av opplysningene er nødvendig for å løse advokatoppdraget og den registrertes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter ikke går foran og krever vern av personopplysningene.

Dersom vi behandler særlige kategorier opplysninger i et advokatoppdrag vil vi i tillegg oppfylle et av følgende behandlingsgrunnlag; eventuelt samtykke fra den registrerte, jf. personvernforordningens artikkel 9 nr. 2 (a), eller behandlingen er nødvendig for å forsvare et rettskrav, jf. personvernforordningens artikkel 9 nr. 2 (f). For behandling av personopplysninger om straffbare eller mulig straffbare forhold, er behandlingsgrunnlaget tilsvarende personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 (a) og, eller (f), jf. personopplysningsloven § 11.

Alle opplysninger om sak arkiveres i 10 år etter saken er avsluttet, deretter blir opplysningene slettet.

Kommunikasjon og dialog
Kommuniserer du elektronisk med oss via e-post eller nettmøte, så lagres det personopplysninger i våre systemer for e-post og videokommunikasjon. Opplysningene slettes regelmessig når de ikke lenger er nødvendig for formålet de er samlet inn for, eller så lenge vi er pålagt å lagre opplysningene i henhold til gjeldende lovverk.

Behandlingsgrunnlaget for å oppbevare disse opplysningene er personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 (f), vår berettigede interesse av å lagre opplysningene for å kunne dokumentere vår hjelp og eventuelt bistand ved din henvendelse.

Opplysninger som samles inn og oppbevares via elektronisk kommunikasjon vil ofte også omfattes av advokatvirksomhet eller andre tjenester vi yter som beskrevet over.

Dine rettigheter
I henhold til gjeldende personvernlovgivning har du en rekke rettigheter i forbindelse med tilgang til og behandling av dine personopplysninger.
Du har med de unntak som følger av personopplysningsloven § 16, rett til når som helst å be om innsyn i hvilke personopplysninger vi behandler om deg. Du kan også kreve korrigering/retting av dine personopplysninger dersom disse er unøyaktige eller ufullstendige. Under visse omstendigheter har du også rett til å kreve at vi sletter dine personopplysninger. Se mer om sletting lenger nedenfor.
Under visse omstendigheter har du også rett til å kreve at vi begrenser behandlingen av dine personopplysninger og/eller protestere mot behandlingen av dine personopplysninger.

I visse situasjoner har du rett til å få utlevert (motta) i et strukturert, vanlig og maskinlesbart format, personopplysninger om deg som du har delt med Advokatene Midtbø og Engnæs, og du kan be om at disse overføres til en annen behandlingsansvarlig, f.eks. en annen liknende organisasjon (såkalt rett til dataportabilitet).

Henvendelser vedrørende dine rettigheter kan rettes til Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den.. Se også annen kontaktinformasjon i bunnen av dokumentet.

Opplysningene vi behandler som ledd i vår advokatvirksomhet vil i tillegg til klientopplysninger og opplysninger om kontaktpersoner, normalt også inneholde personopplysninger om andre tredjeparter, eksempelvis motparter, vitner, sakkyndige og andre involverte. Slike tredjeparter har verken rett til informasjon om eller innsyn i de personopplysninger Advokatene Midtbø og Engnæs behandler om dem som ledd i et advokatoppdrag begrunnet i advokatens lovfestede taushetsplikt.

Om retten til sletting
Vi vil slette alle personopplysninger vi behandler om deg uten ugrunnet opphold etter at vi har mottatt din henvendelse og i samsvar med de frister som følger av personvernforordningen artikkel 12. Opplysningene vil likevel ikke bli slettet om vi har annet lovmessig behandlingsgrunnlag og behov for fortsatt lagring av dine personopplysninger. Foreligger slikt behandlingsgrunnlag vil vi opplyse om dette når du henvender deg til oss, med informasjon om behandlingsgrunnlaget og når opplysningene eventuelt vil kunne slettes.

Om lagringstid
Advokatene Midtbø og Engnæs lagrer personopplysninger så lenge vi har et behandlingsgrunnlag for personopplysningene, og ikke lenger enn hva som er nødvendig for å oppfylle det formål opplysningene ble samlet inn.

Personopplysninger som lagres i tilknytning til advokatoppdrag lagres rutinemessig i 10 år etter at oppdraget er avsluttet, i samsvar med Advokatforeningens praksis. Opplysningene vil kunne lagres utover 10 år dersom vi har et lovmessig behandlingsgrunnlag og behov for fortsatt lagring av personopplysningene.

Sikkerhetstiltak
Advokatene Midtbø og Engnæs har gjennomført nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at personopplysninger vi har samlet inn sikres og behandles på en trygg måte.

Overføring av personopplysninger til tredjepart
Advokatene Midtbø og Engnæs vil ikke overføre eller på annen måte dele dine personopplysninger med andre, med unntak av følgende forhold:
Lovpålagt rapporteringsplikt, hvitvasking 

I henhold til hvitvaskingslovens skal advokater rapportere til ØKOKRIM dersom det foreligger mistanke om at transaksjoner knyttet til straffbare handlinger eller terrorfinansiering. Advokatene Midtbø og Engnæs vil ved slik mistanke overføre nødvendige opplysninger til ØKOKRIM.

Nødvendig bistand fra underleverandører
For å kunne utøve vår virksomhet er vi avhengig av samarbeidspartnere som kan bistå med utvikling, leveranse og drift av våre ikt-systemer. Våre underleverandører vil kunne få tilgang til personopplysninger vi behandler som ledd i deres leveranse og drift av våre ikt-systemer. Alle våre databehandlere er lokalisert innenfor EØS-området, og er pålagt å følge gjeldende personvernlovgivning, herunder nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at personopplysninger vi har samlet inn sikres og behandles på en trygg måte. Vi har inngått skriftlige databehandleravtaler med alle våre underleverandører.

Overføring med bakgrunn i lov eller dom/kjennelse
Advokatene Midtbø og Engnæs vil overføre personopplysninger til offentlige myndigheter om dette pålegges med hjemmel i lov eller med rettskraftig dom eller kjennelse.

Klageinstans
Du kan klage til Datatilsynet dersom du mener vår behandling av dine personopplysninger ikke er i henhold til denne personvernerklæringen eller gjeldende personvernlovgivning.
Oppdatert kontaktinformasjon til Datatilsynets finner du her: https://www.datatilsynet.no/om-datatilsynet/kontakt-oss/

Endringer i personvernerklæringen
Vi forbeholder oss retten til å oppdatere og endre denne personvernerklæringen ved behov, og når det er nødvendig for å tilpasse til personvernlovgivningen. Du vil alltid finne gjeldende versjon av vår personvernerklæring her på våre websider.

Fossveien 1, 3510 HØNEFOSS - TLF 32 12 16 88 - FAX 32 12 69 75 - PB 313 Sentrum, 3502 HØNEFOSS


Gunn Iren Midtbø tlf 480 98 488  gunn.iren@moas.no                      Kjersti  Fossum Engnæs tlf 991 55 083 kfe@advokatkfe.no 

.